Dans le cadre d’un contrat à durée déterminée (1 an renouvelable), les coordinatrices du réseau archipel et le Réseau107BW recrutent : Un(e) assistant(e) administratif et logistique pour un temps partiel (4/5e)
Poste à pourvoir :
Dans le cadre des missions du réseau intersectoriel de santé mentale pour enfants-ado (Archipel) et adultes (Réseau 107Bw), les coordinations de réseau recherchent un assistant administratif et logistique à 4/5 temps.
- Type de contrat : Contrat à durée déterminée
- Temps de travail : 30h/semaine
- Horaire : Flexible de type administratif.
- Lieu de travail : Place Henri Berger, 13 à 1300 Wavre
Poste à pourvoir le plus rapidement possible – en 2023
Missions demandées :
Tâches de secrétariat :
- Prise de notes en réunion lors des diverses réunions de la coordination de réseau et locales ;
- Retranscription de notes et rédaction de procès-verbaux ;
- Mise en place d’un agenda partagé entre les différents collaborateurs pour les activités transversales
- Gestion du courrier entrant / sortant et des e-mails ;
- Mise en page de documents : graphiques, rapports, invitations, …;
- Préparation, en collaboration avec la Coordinatrice de réseau, des conventions de réseau à faire signer par les partenaires ;
- Relecture orthographique des rapports ;
- Participation à l’organisation des événements du réseau: réservation/recherche de salle, catering, gestion des inscriptions, accueil des participants, etc
Tâches liées à la logistique :
- Assurer les commandes et suivi logistique en lien avec les activités des réseaux 107BW :
- catering des réunions,
- petites fournitures de bureau
- etc
- Recensement des difficultés, prise de contact et suivi en vue de la résolution des problèmes au niveau de la maintenance informatique, de la téléphonie, des bureaux du réseau ;
Compétences :
Savoirs techniques :
- Maîtrise des outils bureautique est obligatoire (Windows et suite Office, Google, site internet, Canvas) , la maîtrise d’outils infographiques est un atout ;
- Qualités rédactionnelles (bon niveau d’orthographe, capacité de synthèse, rédaction de compte-rendu)
- Prise de note rapide et technique d’écriture rapide
Est un plus :
- Connaissance du travail en réseau
- Connaissance du secteur de la santé mentale
Savoir-faire :
- Capacité à structurer et à organiser son travail en tenant compte des échéances,
- Gestion des priorités et respect des délais
- Capacité à gérer et à organiser des agendas ;
- Capacité à planifier et gérer les tâches multiples et variées ;
- Organisation, rigueur et autonomie dans le travail / Articulation de son travail avec celui de l’équipe.
- Communiquer les informations en temps utiles ;
- Orthographe irréprochable ;
- Bonne capacité rédactionnelle ;
- Faire preuve de proactivité et d’anticipation ;
Savoir-être :
- Polyvalence et esprit d’équipe
- Disponibilité, ouverture d’esprit et facilité d’intégration dans une équipe ;
- Excellente organisation et esprit de synthèse ;
- Capacité à discerner l’essentiel de l’accessoire ;
- Bonne faculté d’adaptation aux situations imprévues ;
- Dynamisme et enthousiasme ;
- Autonomie et flexibilité dans le travail ;
- Aptitude à bien communiquer ;
- Rigueur ;
- Créativité.
- Discrétion et non-jugement ;
Conditions d’accès
- Être titulaire d’un graduat ou baccalauréat en secrétariat de direction.
- Tout autre graduat avec expérience utile dans la fonction.
- Avoir 5 ans d’expérience dans la fonction.
- Disposer d’un permis de conduire est nécessaire
Procédure de sélection
Candidatures avec CV et lettre de motivation à adresser, UNIQUEMENT PAR MAIL, à Mme Echterbille : af.echterbille-admin-reseau@afe-design.be
Les candidatures seront prises en compte jusqu’au 24 novembre 2023.
Seules les candidatures retenues feront l’objet de proposition d’entretiens :
- Epreuve écrite le 28/11/23 au matin (lieu communiqué par mail)
- Epreuve orale le 29/11/23 au matin (lieu communiqué par mail)
